Der Wunsch nach einem modernen und effizienten Arbeitsumfeld prägt das Bestreben, Arbeitsprozesse zu optimieren und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen. Das ist besonders relevant für öffentliche Verwaltungen, die vor der Herausforderung stehen, ihre Dienste gleichermaßen effizient und zeitgemäß zu gestalten. Das Ziel des gemeinsamen Projekts war es, Prozesse zu beschleunigen, die Verfügbarkeit von Informationen zu verbessern und flexible Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Dies setzt eine umfassende Digitalisierung und eine Neuausrichtung der bestehenden Strukturen voraus.

Unsere Aufgabe bestand darin, die neu geschaffene Stabstelle einer Landesverwaltung bei der Konzeption und Umsetzung von Projekten zur Schaffung eines modernen und zukunftsfähigen Arbeitsumfeldes zu unterstützen. Inkludiert waren eine detaillierte Ist-Aufnahme der aktuellen Arbeitsprozesse, die Erstellung eines maßgeschneiderten Digitalisierungskonzepts und die Begleitung der Implementierung. Ziel war es, eine zukunftsfähige, effiziente und digitalisierte Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht.

Unser Ansatz zur Verwirklichung dieser Ziele gliederte sich in mehrere Phasen:

1. Konzeption der Organisationsuntersuchung: Wir entwickelten ein detailliertes Konzept zur Organisationsuntersuchung. Dies beinhaltete unter anderem die Definition der Erhebungsmethoden unter Berücksichtigung der strategischen und operativen Ziele. Ein besonderer Fokus lag auf der Analyse des Digitalisierungsfundaments, das Basissysteme für die digitale Zusammenarbeit, die IT-Systemlandschaft und die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden umfasste.
2. Ist-Aufnahme: Des Weiteren führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse durch. Dabei wurden in Workshops mit Prozessexperten und Mitarbeitenden die aktuellen Strukturen und Abläufe dokumentiert. Diese Phase diente dazu, Schwachstellen und ineffiziente Prozesse zu identifizieren und das Digitalisierungspotenzial herauszuarbeiten.
3. Erarbeitung eines Digitalisierungskonzepts inkl. Umsetzungsplan: Wir erstellten Soll-Prozesse, die das identifizierte Digitalisierungspotenzial widerspiegelten. Die Priorisierung erfolgte mit Blick auf das Verhältnis zwischen Digitalisierungsaufwand und erwarteter Digitalisierungsdividende. Das gemeinsam erarbeitete Digitalisierungskonzept und der Umsetzungsplan wurden vorgestellt, inklusive Quick Wins und einer detaillierten Roadmap.
4. Umsetzungsbegleitung: Im Rahmen des Projekts begleiteten wir die Implementierung einzelner entwickelter Maßnahmen. Dies umfasste die Auswahl geeigneter IT-Lösungen und E-Government-Basiskomponenten, die Anpassung der Prozesslandschaft sowie die Erstellung und Durchführung von Schulungen. Zudem unterstützten wir bei der aktiven Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden, um einen reibungslosen und effizienten Projektablauf zu gewährleisten.

Durch unsere umfassende Unterstützung wurde der Startpunkt für eine zukunftsfähige und digitalisierte Arbeitsumgebung geschaffen. Die neuen Strukturen und Prozesse führten zu einer deutlichen Verbesserung der Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Die Einführung der eAkte und weiterer digitaler Lösungen ermöglichten ein papierloses Arbeiten, beschleunigte Arbeitsprozesse und verbesserte die Verfügbarkeit von Informationen. Die erfolgreiche Umsetzung einzelner Projekte stärkte die Position als modernes und effizientes Arbeitsumfeld, das auch den aktuellen Anforderungen am Arbeitsmarkt gerecht wird.

Der Wunsch nach einem modernen und effizienten Arbeitsumfeld prägt das Bestreben, Arbeitsprozesse zu optimieren und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen. Das ist besonders relevant für öffentliche Verwaltungen, die vor der Herausforderung stehen, ihre Dienste gleichermaßen effizient und zeitgemäß zu gestalten. Das Ziel des gemeinsamen Projekts war es, Prozesse zu beschleunigen, die Verfügbarkeit von Informationen zu verbessern und flexible Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Dies setzt eine umfassende Digitalisierung und eine Neuausrichtung der bestehenden Strukturen voraus.

Unsere Aufgabe bestand darin, die neu geschaffene Stabstelle einer Landesverwaltung bei der Konzeption und Umsetzung von Projekten zur Schaffung eines modernen und zukunftsfähigen Arbeitsumfeldes zu unterstützen. Inkludiert waren eine detaillierte Ist-Aufnahme der aktuellen Arbeitsprozesse, die Erstellung eines maßgeschneiderten Digitalisierungskonzepts und die Begleitung der Implementierung. Ziel war es, eine zukunftsfähige, effiziente und digitalisierte Arbeitsumgebung zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht.

Unser Ansatz zur Verwirklichung dieser Ziele gliederte sich in mehrere Phasen:

1. Konzeption der Organisationsuntersuchung: Wir entwickelten ein detailliertes Konzept zur Organisationsuntersuchung. Dies beinhaltete unter anderem die Definition der Erhebungsmethoden unter Berücksichtigung der strategischen und operativen Ziele. Ein besonderer Fokus lag auf der Analyse des Digitalisierungsfundaments, das Basissysteme für die digitale Zusammenarbeit, die IT-Systemlandschaft und die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden umfasste.
2. Ist-Aufnahme: Des Weiteren führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse durch. Dabei wurden in Workshops mit Prozessexperten und Mitarbeitenden die aktuellen Strukturen und Abläufe dokumentiert. Diese Phase diente dazu, Schwachstellen und ineffiziente Prozesse zu identifizieren und das Digitalisierungspotenzial herauszuarbeiten.
3. Erarbeitung eines Digitalisierungskonzepts inkl. Umsetzungsplan: Wir erstellten Soll-Prozesse, die das identifizierte Digitalisierungspotenzial widerspiegelten. Die Priorisierung erfolgte mit Blick auf das Verhältnis zwischen Digitalisierungsaufwand und erwarteter Digitalisierungsdividende. Das gemeinsam erarbeitete Digitalisierungskonzept und der Umsetzungsplan wurden vorgestellt, inklusive Quick Wins und einer detaillierten Roadmap.
4. Umsetzungsbegleitung: Im Rahmen des Projekts begleiteten wir die Implementierung einzelner entwickelter Maßnahmen. Dies umfasste die Auswahl geeigneter IT-Lösungen und E-Government-Basiskomponenten, die Anpassung der Prozesslandschaft sowie die Erstellung und Durchführung von Schulungen. Zudem unterstützten wir bei der aktiven Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden, um einen reibungslosen und effizienten Projektablauf zu gewährleisten.

Durch unsere umfassende Unterstützung wurde der Startpunkt für eine zukunftsfähige und digitalisierte Arbeitsumgebung geschaffen. Die neuen Strukturen und Prozesse führten zu einer deutlichen Verbesserung der Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Die Einführung der eAkte und weiterer digitaler Lösungen ermöglichten ein papierloses Arbeiten, beschleunigte Arbeitsprozesse und verbesserte die Verfügbarkeit von Informationen. Die erfolgreiche Umsetzung einzelner Projekte stärkte die Position als modernes und effizientes Arbeitsumfeld, das auch den aktuellen Anforderungen am Arbeitsmarkt gerecht wird.