Process Mining ist eine Technologie, die die Analyse von Geschäftsprozessen durch die Auswertung von digitalen Spuren in IT-Systemen ermöglicht. Es bietet Unternehmen einen tiefen Einblick in ihre tatsächlichen Abläufe und hilft, Abweichungen von den geplanten Prozessen sowie Ineffizienzen aufzudecken. Diese Transparenz ist entscheidend für die Optimierung von Abläufen, da sie es ermöglicht, gezielt Engpässe und unnötige Schritte zu identifizieren und zu eliminieren. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherstellen. Darüber hinaus unterstützt Process Mining eine datengestützte Entscheidungsfindung, indem es Führungskräften konkrete Informationen über die Performance ihrer Prozesse liefert. Infolgedessen trägt Process Mining maßgeblich dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Ein Unternehmen aus der Konsumgüterbranche befand sich – wie viele andere Unternehmen auch – im digitalen Wandel. Diese Transformationen stellte große Herausforderungen an das Prozessmanagement bei der Analyse und Optimierung digitaler Prozesse. Ziel war die Findung geeigneter (Massen-) Prozesse zur Anwendung von Process Mining, um Optimierungspotentiale zu identifizieren und umzusetzen.

Prozessauswahl
In einem ersten Schritt erfolgte die Auswahl geeigneter Prozesse. Die wichtigsten Entscheidungskriterien sind dabei Prozesskomplexität, Digitalisierungsgrad sowie die Eignung der im Prozesse verwendeten Systeme für Process Mining.

Auf Basis dieser Bewertung wird wurde ein geeigneter Prozess für die Umsetzung im PoC ausgewählt und der Prozess detailliert erfasst mit einem Fokus auf dem Informationsfluss sowie die in den relevanten Systemen ausgeführten Aktivitäten.

Proof of Concept
Die für den Pilotprozess benötigten Systemdaten wurden ermittelt und die Datenanbindung an das System hergestellt. Auf Basis dieser Daten erfolgt im nächsten Schritt die Datentransformation zur Erstellung des „Eventlogs“ und die Visualisierung mittels der Process Mining Software. Begleitend erhalten die Mitarbeiter eine praktische Einführung in den Umgang mit Process Mining Software. Die ermittelten Ergebnisse wurden analysiert und Einsparpotentiale größer 1 Mio.€ p.a. identifiziert.

Im Anschluss erfolgte (1) die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung der Potentiale und (2) die Implementierung und Verankerung von Process Mining in der Organisation.

Implementierung & Organisationsverankerung
1) Technologieauswahl: Auf Basis unternehmenspezifischer Anforderungen erfolgt die Erstellung eines Kriterienkatalogs zum Vergleich und Bewertung verschiedener Anbieter.

2) Implementierung: Nach der Auswahl einer Technologie erfolgt die Implementierung. Diese umfasst neben der Einführung und Modifizierung der Software auch den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur.

3) Aufbau des Operating Models: Zur langfristigen Verankerung von Process Mining werden Verantwortlichkeiten und Kommunikationsprozesse definiert.

4) Kommunikation & Changemanagement: Durch eine klare Kommunikations- und Veränderungsstrategie wird die Akzeptanz und Kooperation bei der Einführung neuer Technologien innerhalb des Unternehmens sichergestellt.

5) Pipelinemanagement: Auswahl und Anwendung von Process Mining auf weitere Prozesse gemäß der vorangehend beschriebenen Schritte.

Einsparpotentiale größer 1 Mio. € konnten insbesondere im Bereich Rechnungsstellung und Lieferantensteuerung identifiziert werden. Auf dieser Basis konnte ein konkreter Umsetzungsplan erstellt und mittels Process Mining eine Controllinglösung zum Tracking der Realisierung mit implementiert werden.

Zudem wurde der Umgang und die Verwendung von Process Mining organisational verankert und somit zu einem Standardinstrument des Prozessmanagements und der Prozessoptimierung.

Process Mining ist eine Technologie, die die Analyse von Geschäftsprozessen durch die Auswertung von digitalen Spuren in IT-Systemen ermöglicht. Es bietet Unternehmen einen tiefen Einblick in ihre tatsächlichen Abläufe und hilft, Abweichungen von den geplanten Prozessen sowie Ineffizienzen aufzudecken. Diese Transparenz ist entscheidend für die Optimierung von Abläufen, da sie es ermöglicht, gezielt Engpässe und unnötige Schritte zu identifizieren und zu eliminieren. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherstellen. Darüber hinaus unterstützt Process Mining eine datengestützte Entscheidungsfindung, indem es Führungskräften konkrete Informationen über die Performance ihrer Prozesse liefert. Infolgedessen trägt Process Mining maßgeblich dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

Ein Unternehmen aus der Konsumgüterbranche befand sich – wie viele andere Unternehmen auch – im digitalen Wandel. Diese Transformationen stellte große Herausforderungen an das Prozessmanagement bei der Analyse und Optimierung digitaler Prozesse. Ziel war die Findung geeigneter (Massen-) Prozesse zur Anwendung von Process Mining, um Optimierungspotentiale zu identifizieren und umzusetzen.

Prozessauswahl
In einem ersten Schritt erfolgte die Auswahl geeigneter Prozesse. Die wichtigsten Entscheidungskriterien sind dabei Prozesskomplexität, Digitalisierungsgrad sowie die Eignung der im Prozesse verwendeten Systeme für Process Mining.

Auf Basis dieser Bewertung wird wurde ein geeigneter Prozess für die Umsetzung im PoC ausgewählt und der Prozess detailliert erfasst mit einem Fokus auf dem Informationsfluss sowie die in den relevanten Systemen ausgeführten Aktivitäten.

Proof of Concept
Die für den Pilotprozess benötigten Systemdaten wurden ermittelt und die Datenanbindung an das System hergestellt. Auf Basis dieser Daten erfolgt im nächsten Schritt die Datentransformation zur Erstellung des „Eventlogs“ und die Visualisierung mittels der Process Mining Software. Begleitend erhalten die Mitarbeiter eine praktische Einführung in den Umgang mit Process Mining Software. Die ermittelten Ergebnisse wurden analysiert und Einsparpotentiale größer 1 Mio.€ p.a. identifiziert.

Im Anschluss erfolgte (1) die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung der Potentiale und (2) die Implementierung und Verankerung von Process Mining in der Organisation.

Implementierung & Organisationsverankerung
1) Technologieauswahl: Auf Basis unternehmenspezifischer Anforderungen erfolgt die Erstellung eines Kriterienkatalogs zum Vergleich und Bewertung verschiedener Anbieter.

2) Implementierung: Nach der Auswahl einer Technologie erfolgt die Implementierung. Diese umfasst neben der Einführung und Modifizierung der Software auch den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur.

3) Aufbau des Operating Models: Zur langfristigen Verankerung von Process Mining werden Verantwortlichkeiten und Kommunikationsprozesse definiert.

4) Kommunikation & Changemanagement: Durch eine klare Kommunikations- und Veränderungsstrategie wird die Akzeptanz und Kooperation bei der Einführung neuer Technologien innerhalb des Unternehmens sichergestellt.

5) Pipelinemanagement: Auswahl und Anwendung von Process Mining auf weitere Prozesse gemäß der vorangehend beschriebenen Schritte.

Einsparpotentiale größer 1 Mio. € konnten insbesondere im Bereich Rechnungsstellung und Lieferantensteuerung identifiziert werden. Auf dieser Basis konnte ein konkreter Umsetzungsplan erstellt und mittels Process Mining eine Controllinglösung zum Tracking der Realisierung mit implementiert werden.

Zudem wurde der Umgang und die Verwendung von Process Mining organisational verankert und somit zu einem Standardinstrument des Prozessmanagements und der Prozessoptimierung.