Procurement Excellence

DIGITALISIERUNG DER BESCHAFFUNGSFUNKTION UND OPTIMIERUNG DER EINKAUFSSTRATEGIE

Herausforderung

Die Geschäftsführung eines familiengeführten Unternehmens beauftragte uns mit der Beratung bezüglich eines Exzellenzprogramms für die Beschaffungsfunktion. Dabei lag der Fokus des Projekts auf der Digitalisierung der Beschaffungsfunktion und der Optimierung der Einkaufsstrategie.

DER WERT FÜR DEN KUND:INNEN

Die entwickelte Produktstrategie ermöglicht Effektivität und Effizienz in der Beschaffung und erhöht die übergeordnete Qualität der Arbeitsprozesse.
Durch die Visualisierung des bestehenden Beschaffungsprozesses wurde der derzeitige Stand der Digitalisierung transparent aufgezeigt und der Zielprozess konnte abgeleitet und entwickelt werden.
Mit Hilfe des Dashboards für die Beschaffung kann der strategische Fortschritt kontinuierlich abgebildet und überwacht werden.

UNSER ANSATZ

Wir haben eine ganzheitliche Analyse der Einkaufsstrategie, Informationen, Organisation, Prozesse sowie Technologien vorgenommen.
Die Einkaufsstrategie für einzelne Produkte wurde auf Standardisierung und Optimierung überprüft. Die daraus resultierenden Maßnahmen wurden bewertet und auf einem Zeitstrahl priorisiert.

Für die Steuerung der Beschaffungsfunktion sowie für Messungen von Fortschritten auf dem Weg zu dem angestrebten strategischen Ziel, ist die kontinuierliche Verfügbarkeit relevanter Informationen erforderlich.
Um diese zu erreichen wurden die wichtigsten Beschaffungs-KPIs identifiziert, automatisiert und in einem Dashboard visualisiert.
Modernste Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) wurden dazu genutzt, automatisiert relevante Daten der Beschaffungsdokumentation auszuwerten, um maximale Automatisierung im Reporting zu gewährleisten.

Der Schlüssel zur Digitalisierung und Optimierung ist der Beschaffungsprozess. Um ein Verständnis für den Informationsfluss durch alle relevanten IT-Systeme zu erhalten, haben wir im Rahmen von Interviews mit Expert:innen und einer Überprüfung von Dokumentationen eine umfassende Analyse des bestehenden Prozesses vorgenommen. Daraus konnten digitalisierte und automatisierte Zielprozesse sowie Sofortmaßnahmen abgeleitet werden.
Das führte außerdem zu einer notwendigen Anpassung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Beschaffungsfunktion und an den Schnittstellen zu neuen Abteilungen.

Was Folgt?

Der notwendige nächste Schritt ist die Implementierung der Produktstrategie sowie die Umsetzung des angestrebten Beschaffungsprozesses.
Außerdem wird das Dashboard weiterentwickelt und an die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden angepasst.